چه استانداردهایی را باید در غرفه سازی رعایت کرد؟
برای غرفه سازی یک سری استاندارد وجود دارد که در صورت رعایت نکردن می‌توان گفت تمامی زحمت‌هایتان به هدر می‌رود و نمی‌توانید مجوزهای لازم برای برپایی غرفه را بگیرید. این استانداردها خط قرمزهایی هستند که باید در همه‌ی غرفه سازی ها رعایت شوند پس بهتر است قبل از شروع به کار درباره‌ی این استانداردها تحقیق و مطالعه کنید و طبق آن‌ها کار غرفه سازی را پیش ببرید. باید بدانید یک سری از قوانین وجود دارند که در همه‌ی نمایشگاه‌ها یکسان هستند اما بعضی از آن‌ها نیز در هر نمایشگاهی متفاوت می‌باشند.
ارسال اطلاعات غرفه
اولین استانداردی که باید حتماً آن را رعایت کنید این است که 20 روز پیش از برپایی نمایشگاه لیستی را از اطلاعات غرفه تهیه کرده و ارسال کنید. اطلاعاتی که باید در این لیست وارد کنید عبارت اند از:
- نام افرادی که قرار است در غرفه حضور داشته باشند.
- نوع و اطلاعات کامل از محصولی که قرار است در غرفه ارائه شود.
- نحوه ی چیدن محصولات در غرفه
- قیمت های در نظر گرفته شده برای محصولات
خوب است بدانید برای هر غرفه شناسنامه ای تهیه می‌شود که تمامی اطلاعات گفته شده در آن ثبت شده است.
غرفه سازی با حضور ناظرین نمایشگاه
دومین خط قرمزی که ملزم به رعایت آن هستید این است که باید در حضور چند نفر از ناظران نمایشگاه غرفه سازی نمایشگاه بین المللی را انجام دهید. شما عملاً هیچ کاری را نمی‌توانید بدون تائید ناظر انجام دهید و باید از اول تا آخر غرفه سازی آرمان تحت نظر ناظران انجام شود.
ساخت وسایل غرفه در خارج از محل نمایشگاه
یکی دیگر از قوانین نمایشگاه‌های بین المللی این است که نباید وسایل و ابزار غرفه سازی را وارد نمایشگاه کنید. اگر فکر می‌کنید غرفه ی شما نیاز به بخش هایی دارد که باید ساخته شود باید آن‌ها را خارج از نمایشگاه بسازید و سپس به صورت آماده وارد نمایشگاه کنید. حتی اگر کار غرفه سازی شما تمام شده باشد و غرفه فقط نیاز به سرهم‌بندی داشته باشد هم باید خارج از نمایشگاه انجام شود. در صورت انجام این کار داخل نمایشگاه علاوه بر اینکه جریمه خواهید شد، ممکن است غرفه را نیز از دست بدهید.
رعایت استانداردها برای قرار دادن تجهیزات در نمایشگاه
طبق قوانین نمایشگاه شما نباید تجهیزات غرفه سازی را جوری در نمایشگاه قرار دهید که باعث آسیب رساندن به غرفه شوند.شما باید از وارد کردن مواد آتش زا و خطرناک به نمایشگاه خودداری کنید. هم چنین باید بدانید وسایل نقلیه ای مثل لیفتراک اجازه ی وارد شدن به نمایشگاه را نخواهند داشت. غرفه سازی شما باید جوری انجام شود که مسیر رفت‌وآمد بازدید کنندگان و سایر افراد را مسدود نکند. برای طراحی غرفه سازی باید ابتدا عرض نرمال راهروها را از مسئولین بپرسید و سپس شروع به کار کنید. هم چنین حتما باید اصول غرفه سازی آرمان را رعایت کنید.
رعایت چیدمان کلی سالن نمایشگاه
هر نمایشگاهی که در سراسر دنیا برگزار می‌شود دارای یک چیدمان خاص است که به هیچ عنوان این چیدمان و طراحی نباید توسط غرفه ای بهم بریزد و خراب شود. در صورتی که یک غرفه باعث تخریب این طراحی شود جریمه شده و ممکن است نمایشگاه قرارداد غرفه را کنسل کند. پس از تمام شدن نمایشگاه فقط دو روز به شما مهلت داده می‌شود که وسایل و تجهیزات خود را از آن جا خارج کنید در غیر این صورت چند نفر این کار را به جای شما انجام خواهند داد و مجبور می‌شوید هزینه ای را نیز به آن‌ها بپردازید. البته باید بدانید هر یک روز دیرکردی که در تخلیه نمایشگاه داشته باشید باید 5 برابر هزینه ی یک روز اجاره غرفه را بپردازید.
نکات مهم درباره‌ی غرفه سازی
1- می‌توانید از وسایل تزئینی استفاده کنید به شرطی که مانع دید افراد نشود.
2- غرفه ی شما نباید به غرفه های دیگر آسیب وارد کند مثلا نباید باعث شود نور به غرفه های دیگر وارد نشود. تاثیر داشتن یک نورپردازی مناسب در نمایشگاه چه چیزهایی است؟
3- اگر مجوز لازم را نداشته باشید نمی‌توانید غرفه ی خود را به صورت دو طبقه بسازید.
4- تمامی بخش های غرفه ی شما باید دارای قابلیت دید همگانی باشد و هیچ بخشی از دید افراد پنهان نباشد.
5- محصولی که قرار است آن را ارائه کنید نباید باعث پخش بوی نامطبوع در نمایشگاه شود.
